אנו מאפשרים במערכת שלח מסר לייבא רשימת מנויים מתוך קובץ אקסל לתוך המערכת ויצירת קבוצת דיוור עבורם באותו התהליך, או צירוף המנויים לקבוצות דיוור שכבר יצרתם. תהליך זה הוא פשוט מאוד, ופעולה זאת מסייעת ומקצרת את התהליך הוספת המנויים באופן ידני, בעיקר אם כבר מגיעים עם מאגר קיים של מנויים שהיה קיים לכם בעבר ומדובר במסה של מנויים. במדריך הזה תמצאו את הצעדים כיצד לייבא מנויים מקובץ אקסל קיים אל תוך מערכת שלח מסר.
לפני שנתחיל את תהליך ייבוא הקובץ, יש לעבור על הקובץ שלנו ולבדוק שכל השדות שלנו מתאימים לשדות שבנינו במערכת.
** שימו לב, קיימים 2 שדות ברירת מחדל במערכת של שלח מסר: דואר אלקטרוני ו טלפון סלולרי!
וכאשר אנו נעלה קובץ אקסל למערכת לפחות אחד מהם יהיה חייב להיות קיים בקובץ לפני שנעלה אותו.
לצפייה בסרטון הדרכה לייבוא מנויים באקסל:
סרטון הדרכה זמין עבורכם להורדת גם בתיקיית הדרייב שלנו במקרה של חסימת תוכן.
בואו נתחיל!
1. ראשית נפתח את הקובץ אקסל שלנו ונעשה השוואה האם כל השדות שלנו קיימים בהתאם לשדות שלנו במערכת: שימו לבד שוב, שהשדות הכי חשובים שנשים לב אליהם הם דואר אלקטרוני וטלפון סלולרי.
2. נבדוק בנוסף שאין לנו גיליונות נוספות, וששם הגיליון שלנו הוא תקין (שימולב שאין סימנים כמו פסיקים למשל בשם):
אחרי שבדקנו שהקובץ שלנו תקין ואנחנו מרוצים, נעבור למערכת.
ישנם כמה דרכים ואפשרויות להעלאת קבצי אקסל:
- העלאת קובץ אקסל- רגיל
- העלאת קובץ אקסל- ע”ב שדה
- העלאת קובץ אקסל- ייבוא מנויים חסומים לדיוור.
נוכל לראות את התפריט של האפשרויות תחת לשונית מנויים> הוספת מנויים:
העלאת קובץ אקסל- רגיל
1. יש לרחף מעל לשונית מנויים> הוספת מנויים:
2. לאחר מכן ניתן לראות כי קיימות אפשרויות ייבוא מנויים נוספות, כמו הוספה ידנית של מנוי, ייבוא חסומים לדיוור וייבוא מאקסל ע”ב שדה.
נמשיך בייבוא רגיל מאקסל ונבחר בהעלה קובץ> ונבחר את קבץ האקסל שלנו:
שימו לב שמצד ימין יופיע לכם תפריט השלבים של התהליך ותוכלו לראות באיזה שלב אתם נמצאים בכל רגע.
3. התאמת שדות- בשלב זה נראה בחלק העליון של שם הטור כפי שהוא מופיע בקובץ, עלינו לפתוח תחת כל טור שכזה את החלונית לביחרת השדה המתאים- עלינו להתאים כפי שמופיעה בדוגמא:
שדה דואר אלקטרוני ל – שדה דואר אלקטרוני. וכן הלאה…
“וי” על האופציה של ייבוא על בסיס טלפון נייד, במקרה והכנסתם מנוי לקובץ אקסל שאין לו כתובת מייל.
4. כאן במקרה ומנוי מסוים שנמצא בקובץ, כבר קיים לנו במערכת אנחנו יכולים לבחור “הוסף מנויי חדש בלבד”, או במידה וערכנו שינויים של מנויים אחרים באותו קובץ, כמו למשל שינינו את מקום המגורים של מנוי מסויים שקיים במערכת, ניתן לבחור באופציה של “עדכן מנויים קיימים והוסף חדשים“.
5. בשלב הבא, נבחר מה תהיה הפעולה אחרי שייבאנו את הקובץ:
ניתן להכניס את המנויים מהקובץ לרשימת כלל המנויים שלנו במערכת, ליצור קבוצת דיוור חדשה מהמנויים שהעלנו מהקובץ
כמו כן, ניתן להוסיף את המנויים בקובץ לקבוצת דיוור שקיימת לנו במערכת.
6. אחרי שביצענו את הבחירה הרצויה, נעבור לשלב הבא: מה לעשות עם מנויים שנמחקו בעבר מהמערכת שלנו, והם עדיין קיימים בקובץ האקסל ? ניתן לבחור או להשאיר אותו ברשמית המנויים שנמחקו, או להחזירו לרשימת המנויים הפעילים.
לסיום יש ללחוץ על “הכנס מידע“.
7. אחרי שסיימנו עם תהליך הייבוא תעלה לנו הודעת התוצאות, כמה מנויים נסרקו סה”כ מתוך הקובץ- מידע זה נותן לנו אינדיקציה האם היו מנויים שלא נכנסו מתוך הקובץ, ונוכל לחזור לקובץ ולבדוק כיצד הם רשומים, ייתכן שמשהו היה רשום בצורה לא טובה.
בנוסף, מתחת לשורת התוצאה ניתן לראות פירוט של הפעולות שבוצעו/לא בוצעו ומדוע.
העלאת קובץ אקסל- מבוסס שדה:
קיימת אפשרות לבצע את אותו התהליך של ייבוא קובץ אקסל, רק הפעם לבסס את פעולת הייבוא לפי שדה אחד ספציפי:
התהליך די, דומה רק בשלב של התאמת השדות נוכל לראות את החלון של בחירת השדה, נוכל לפתוח אותו לבחור את השדה שלפיו נרצה שייבחרו המנויים שעולים למערכת.
העלאת קובץ אקסל- ייבוא מנויים חסומים לדיוור:
קיימת גם האפשרות לבצע את אותו התהליך של ייבוא קובץ אקסל, במידה ונרצה להעלות קובץ של מנויים החסומים לדיוור ( במידה ויש לי קובץ אקסל מבעוד מועד).
גם פה התהליך די דומה ובשלב של התאמת השדות נוכל לראות את הבחירה של היכן להכניס את אותם מנויים חסומים. מאחר ומדובר במנויים שחסומים לדיוור, מומלץ כמובן כדי לשמור על הפרדה וסדר, ליצור עבורם קבוצת דיוור נפרדת, כפי שמופיע בתמונה:
בהצלחה!
